Lors du transport de marchandises, le transporteur a l'obligation d'avoir en sa possession un document d'expédition.
Le bordereau d’expédition décrit précisément toutes les marchandises transportées à bord du véhicule.
Les documents nécessaires à l'expédition peuvent cependant varier d'un pays à un autre et en fonction des produits expédiés.
Dans tous les cas, il est primordial de connaître toutes les informations légales que vous devez fournir dans le cadre de votre activité.
Ensuite, l'expéditeur et le transporteur doivent conserver une copie des documents d'expédition pendant au moins deux ans.
La facture commerciale est l'un des premiers éléments qui constituent le document d'expédition. Celle-ci justifie que le produit a bien été vendu, tout en indiquant son prix de vente.
Cette information est indispensable à la déclaration de douane. Qui plus est, ce document d'expédition informe aussi sur la date de transaction, le type de marchandises contenues dans le colis et les conditions dans lesquelles la vente a été effectuée.
À cela s'ajoute également la confirmation de réservation. Ce document d'expédition est émis par le transitaire. Il stipule les modalités de transport et contient une référence de réservation unique.
Il inclut également des informations sur l'expéditeur, le destinataire et le service de transport concerné, ainsi que le calendrier et les détails de la cargaison.
Lorsque la marchandise est remise au transitaire, l'expéditeur reçoit un reçu de fret. Il s'agit d'une attestation qui confirme que la cargaison a bien été reçue. De même, le transitaire remet une facture à l'expéditeur pour le transport.
Le bon de chargement, quant à lui, également appelé “connaissement”, confirme la réception des marchandises expédiées par les navires ou l'aéroport.
Enfin, un certificat d'assurance est joint à l'ensemble des documents d'expédition. Des garanties existent pour couvrir le transitaire contre des pertes ou l’endommagement des marchandises.
Généralement, la responsabilité de l'assurance se négocie entre l'expéditeur et le destinataire, afin d'éviter une carence en assurances ou, au contraire, un doublon. Le certificat d'assurance comporte le numéro de police de l'assureur ainsi que la description et la valeur des biens assurés, ou encore les coordonnées de la compagnie d'assurances.
L'ensemble de ces documents d'expédition permet d'assurer la traçabilité des marchandises durant tout le transport et la livraison. Ces derniers servent également à couvrir toutes les parties participant à l'expédition, tout en justifiant la vente des produits concernés.
