L’art de la gestion des stocks en e-commerce : Méthodes, problèmes et solutions

Lorsque vous discutez avec des e-commerçants, la plupart vous diront la même chose : « j’aime mon métier, mais la gestion des stocks est un véritable casse-tête ». Pourtant, ils sont bien obligés de s’occuper de cet aspect qui est l’un des plus importants en e-commerce.

Si vous n’optimisez pas la gestion des stocks pire, si vous la négligez, vous perdrez du temps, et donc de l’argent.

Au contraire, vous en gagnerez si vous avez réfléchi à cette question en amont de votre projet e-commerce.

Cependant, et c’est bien là la bonne nouvelle, il n’est jamais trop tard pour faire évoluer la manière dont vous gérez vos stocks.

Dans cet article, nous allons commencer par vous présenter les principales méthodes utilisées par les commerçants pour gérer efficacement leurs stocks.

Ensuite, nous vous détaillerons les problèmes fréquemment rencontrés dans la gestion des stocks en e-commerce, puis, nous vous présenterons des solutions concrètes pour y remédier.

Les méthodes de gestion des stocks

Pour commencer cet article, voici un résumé rapide des 6 grandes méthodes de gestion des stocks. Peut-être allez-vous vous reconnaître dans l’une d’entre elle :

• Les stocks minimums : lorsque le stock d’un produit tombe sous un certain seuil, vous devez vous réapprovisionner. L’avantage ici est que vous aurez toujours un stock minimum et que vous ne rencontrerez pas de rupture de stock. Un vrai point positif pour assurer la continuité de vos ventes et donc la satisfaction de vos clients.
• Le juste-à-temps (Just-in-Time en anglais) : ici, vous vous réapprovisionnez uniquement lorsqu’un client passe une commande. Encore une fois, votre stock sera limité et vous n’achèterez uniquement les produits que vos clients achètent. Pas d’invendu ou de stock détérioré donc. En revanche, si votre fournisseur n’est pas très réactif, les délais de livraison à votre client seront rallongés. Une méthode à utiliser avec parcimonie, uniquement si vous êtes certain de la fiabilité de votre fournisseur. Sinon, votre réputation en tant que commerçant risque d’en pâtir.
• Premier entré – premier sorti (PEPS) : ici, vos produits achetés en premier seront vendus en premier. Par exemple, les commerces de denrées périssables utilisent cette méthode de gestion des stocks. Si vous utilisez la méthode PEPS, veillez à être – très – organisé dans le rangement de vos produits.
• Dernier arrivé – premier sorti (DAPS) : vous l’aurez deviné, cette méthode est à l’exacte opposée de la méthode PEPS vue juste auparavant. Le produit arrivé en dernier dans votre stock sortira en premier de celui-ci. À l’inverse, le produit arrivé en premier sortira du stock en dernier. Cette méthode est désormais très peu utilisée, sauf si vos produits sont livrés dans des cartons : en effet, il est toujours plus facile de prendre en premier le produit au-dessus de la pile.
• Prévision à la demande : gérer les stocks en fonction de prévisions (tendances, saisonnalité etc.), c’est possible ! L’avantage est que vous pouvez anticiper un volume de vente supérieur ou inférieur et gérer votre approvisionnement en fonction de ces prévisions. L’objectif étant toujours d’avoir un stock aussi bas que possible, mais tout de même assez haut pour satisfaire les demandes de votre clientèle.
• L’inventaire : en réalisant l’inventaire de votre stock, vous vous assurez de l’état de celui-ci. C’est l’occasion pour vous de faire le tri et d’enlever les produits abîmés, périmés, détruits. La loi impose de le réaliser au moins une fois par an, juste avant la cloture des comptes. Voyez cela comme une opportunité d’améliorer l’état global de votre stock et non comme une « obligation ».

En tant qu’e-commerçant, il est important de connaître ces méthodes de gestion des stocks.

Avant de créer votre boutique en ligne et donc de commencer la gestion de vos stocks, vous devez prendre conscience des problématiques que rencontrent fréquemment vos futurs collègues. C’est ce que nous allons voir dans la suite de cet article.

Les problèmes fréquents dans la gestion des stocks

Malheureusement, dans la gestion des stocks, les choses ne se passent pas toujours comme prévu. L’important est d’être cohérent et structuré.

Voici quelques problématiques que vous pourriez fréquemment rencontrer :

Le sous-stockage et le sur-stockage

Une bonne gestion des stocks, qu’est-ce que c’est ? C’est de n’avoir recours ni au sur-stockage ni au sous-stockage. C’est stocker juste ce qu’il faut !

En effet, vous ne voudriez pas accumuler une montagne de stock ni manquer d’un produit lorsqu’une vente arrive.

Le stockage long de votre marchandise aura tendance à lui faire perdre de la valeur, ce qui aura pour conséquence la réduction de votre trésorerie. Des produits stockés pendant une longue période peuvent également se détériorer.

Bref, les conséquences sont multiples.

Quant au sous-stockage, même si vous allez avoir un peu plus de trésorerie, il risque de vous faire passer en « rupture de stock » ce qui est souvent très désagréable pour votre clientèle.

Sur le long-terme, il aura un impact très négatif sur votre réputation et, donc, sur votre chiffre d’affaires.

Les solutions que nous allons vous donner juste après permettent d’éviter ces situations de sous et de sur-stockage.

Les erreurs d’inventaires

Voici l’une des situations les plus problématiques lorsqu’elle vous arrive.

Par exemple, si vous vendez des bougies sur votre site e-commerce et que vous aviez indiqué un stock de 20 bougies, vous devez en avoir réellement 20.

Imaginez qu’une personne veuille commander les 20 bougies d’un seul coup avant que vous vous aperceviez qu’il ne vous en reste plus que 17.

Une erreur de jugement ou un produit manquant ou endommagé, ça arrive ! Mais, le retard de livraison risque de déplaire à votre client qui, après cette expérience désagréable, ne voudra pas recommander chez vous.

Avoir une bonne méthode de gestion des stocks et réaliser régulièrement un inventaire vous permettra de ne pas vivre cette situation.

L’absence de système centralisé de gestion des stocks

Les erreurs décrites ci-dessus résultent du manque de centralisation de la gestion de stock. Certains utilisent encore un carnet et un stylo ou un fichier Excel rempli à la main.

En utilisant ces méthodes longues et fastidieuses, vous pouvez être certain qu’une erreur arrivera à un moment donné.

Vous pouvez également choisir un système automatisé. Vous pouvez également opter pour une plateforme de gestion des stocks conçue pour les commerçants physiques.

Cependant, le fonctionnement d’une boutique classique diffère tellement d’une boutique e-commerce que l’outil en question peut très bien ne pas du tout être adapté.

La solution la plus efficace est d’utiliser un logiciel de création de site e-commerce qui permettra d’automatiser le traitement des commandes et la mise à jour de vos stocks.

L’outil de gestion des stocks de Wizishop fait cela à la perfection.

En quelques clics, vous pouvez mettre en place votre système de gestion des stocks. Entrez la quantité de stock de chaque produit et ne touchez plus à rien !

C’est la solution e-commerce qui calculera automatiquement le stock de chacun de vos produits.

En optant pour cette solution, vous pourrez également gérer la livraison mais aussi mettre à jour automatiquement vos fiches produits avec la quantité de stock correspondant.

Les solutions pour gérer vos stocks en e-commerce

Le choix de votre système de gestion des stocks dépend de vos objectifs.

Vous souhaitez une solution abordable mais chronophage ? Ou au contraire un investissement plus important mais un gain de temps certain ? Vos marchandises sont stockées dans un entrepôt ou à votre domicile ?

Choisir la solution de gestion des stocks la mieux adaptée à sa situation implique de répondre à ces questions.

Gérez votre propre stock

Que vous soyez à votre domicile, dans un entrepôt ou dans un magasin, vous devrez TOUJOURS faire en sorte de maintenir une quantité de stock optimale.

Une quantité de stock optimale, c’est éviter le sur-stockage mais aussi le sous-stockage. Fixez un seuil critique et passez commande une fois ce seuil atteint.

Cette technique vous permettra d’éviter la rupture de stock sans commander trop de produits.

Vous devez donc anticiper la demande ! Prévoir la demande c’est LA condition d’une bonne gestion des stocks.

Voici 3 conseils précieux pour vous aider à prévoir les ventes que vous allez effectuer :

• Connaissez-vous le nombre de ventes que vous avez déjà réalisé l’année dernière ? Si vous avez ces données en main, utilisez-les pour prévoir ce qu’il va se passer. En effet, il y a de fortes chances que ce qu’il s’est passé l’année dernière, se passe également cette année. Si vous venez tout juste de vous lancer et que vous n’avez pas de recul sur vos ventes, passez au conseil suivant.
• Prévoir, prévoir, prévoir, ici c’est le nerf de la guerre ! Que ce soit pour une période de 15 jours, d’un mois ou plus, déterminez le volume de vente que vous prévoyez de réaliser. Au fur et à mesure que ces périodes s’écoulent, analysez la performance de vos activités marketing ainsi qu’un bilan de vos ventes effectives et comparez-le avec vos prévisions. Ainsi, vous pourrez les ajuster pour les prochaines périodes.
• Comment savoir que votre produit plaît sans analyser les tendances de votre marché ? Le meilleur outil pour cela, c’est Google Trends. Vous récolterez toutes les informations sur les recherches effectuées sur Google. Si vous voyez un pic de recherche, la demande est accrue. Le contraire est également vrai. Ces tendances vous seront donc très utiles pour anticiper la demande.

Une fois vos prévisions de vente établies, fixez le minimum de stock. Ici, minimum signifie « optimal ». En vous basant sur vos prévisions, votre stock minimum devra être d’environ 5 jours de stock.

Enfin, centralisez votre gestion des stocks.

Si vous vendez via une plateforme de création de site e-commerce, la centralisation est incluse. En revanche, si vous vendez également en physique, vous pouvez vous appuyer sur des ERP ou des logiciels CRM complets comme Sellsy.

La gestion des stocks externalisée

Si vous êtes un e-commerçant mais simple distributeur, ce seront vos fournisseurs qui stockeront les produits. Ce mode de fonctionnement est bien plus simple à gérer.

Vous passerez vos commandes à chaque fois qu’un client commandera sur votre site.

C'est par exemple le principe du dropshipping. Cette forme de e-commerce permet de vendre des produits sur Internet, sans pour autant les posséder.

En revanche, vous devez connaître le niveau des stocks de vos fournisseurs sur le bout des doigts pour mettre à jour les disponibilités en temps réel sur votre site. Pas évident donc !

Deux méthodes peuvent vous aider pour effectuer cela :

• Les mises à jour manuelles : pour cela, allez régulièrement sur le site de votre fournisseur pour voir l’état des stocks pour les mettre à jour sur votre propre site. Si vous avez un petit nombre de produits, cette méthode fera l’affaire. Sinon, vous allez vite abandonner.
• L’utilisation d’un logiciel : voici la méthode la plus facile. Plusieurs outils se connectent directement entre votre site e-commerce et le site de votre fournisseur. La synchronisation des stocks se fait donc en temps réel. En utilisant un logiciel dédié, vous pourrez donc mettre à jour automatiquement l’état de vos stocks mais aussi vos fiches produits. En effet, vos fournisseurs peuvent décider de modifier les tarifs d’un produit mais aussi de modifier sa description, son titre, d’y ajouter des variants ou même de le supprimer entièrement du catalogue. Utiliser un logiciel, c’est aussi la garantie de vendre bien plus facilement en multicanal et sur des marketplaces de type Amazon.

Création de compte, paramétrage rapide de l’outil et c’est parti en quelques minutes. La grande majorité de ces logiciels sont simples à utiliser, alors lancez-vous !

Vous pouvez également être e-commerçant et faire appel à des sociétés pour déléguer la partie logistique.

Plusieurs entreprises proposent ces prestations à des tarifs abordables. La société se charge de stocker vos produits, de les emballer et de les livrer à vos clients.

Vous connaissez maintenant les principales méthodes de gestion des stocks en e-commerce. Pour optimiser vos performances et satisfaire davantage vos clients, il est important de se concentrer sur cet aspect de la vente en ligne.

Les solutions d’évolution sont nombreuses et peuvent considérablement améliorer votre chiffre d’affaires.